Em um ambiente organizacional, a gestão adequada dos acessos
dos usuários a sistemas e informações é de extrema importância para manter a
integridade operacional e financeira da empresa. É fundamental evitar que os
colaboradores tenham acessos além do necessário para desempenhar suas funções,
pois isso pode levar a uma série de riscos e potenciais fraudes que podem
prejudicar gravemente as operações da empresa.
A AuditSafe oferece serviços especializados em Segregação de
Funções, um aspecto crítico da segurança e controle de acesso nas organizações.
A Segregação de Funções envolve a distribuição apropriada de privilégios e
responsabilidades entre os usuários, com a preocupação de que nenhum indivíduo
tenha acesso a recursos ou ações que possam criar conflitos de interesse ou
riscos operacionais.
Mas como uma organização pode estabelecer restrições de
acesso e controles adequados para manter a segregação eficaz de funções?
O primeiro passo é conhecer profundamente sua empresa, seus
processos e identificar todos os pontos de controle em cada etapa da operação.
Com essas informações, você pode determinar a estrutura ideal para que as atividades
sejam executadas de forma adequada e fluente.
Com base nesse conhecimento, é possível mapear os riscos de
negócios, estabelecer regras para atividades conflitantes e compreender os
impactos operacionais. É aqui que entra a Matriz de Segregação de Funções
(SoD). Essa matriz é essencial para mapear todos os riscos do seu negócio,
identificar seus respectivos impactos e determinar quem é responsável por
controlá-los.
Com base nessa matriz, você pode definir acessos e
estruturar perfis de usuários de forma a facilitar a gestão e o monitoramento
dos acessos. A gestão de acessos com uma Matriz de Segregação de Funções (SoD)
é o método ideal para administrar os conflitos de acessos dos usuários.
Como a AuditSafe ajuda a gerenciar acessos conflitantes?
O uso de uma matriz de segregação de funções é fundamental
para mapear os riscos e acessos dos usuários. É por meio dela que as regras são
definidas para minimizar os riscos de acessos inadequados aos sistemas da
empresa.
Algumas empresas podem alegar não ter recursos suficientes
para realizar um controle rigoroso da segregação de funções. No entanto, o
conhecimento dos riscos é o primeiro passo para monitorar as operações mais
críticas e impactantes. O acúmulo de funções, muitas vezes, é a principal fonte
desse tipo de risco.
Para riscos considerados críticos ou de alto impacto, os
acessos devem ser rigorosamente controlados e monitorados. Para riscos
moderados e baixos, é possível estabelecer controles compensatórios de
monitoramento. Vale ressaltar que controles preventivos são mais eficazes e
recomendados do que controles detectivos.
Mas as empresas que conhecem seus riscos de acesso criam
controles compensatórios para riscos gerenciáveis?
Imagine um cenário em que um colaborador do departamento de
compras pode cotar um produto ou serviço com um fornecedor, aprovar o pedido de
compras e enviar para pagamento. Para minimizar o risco de fraude nesse
processo, podem ser implementados controles compensatórios, como um processo de
revisão de pedidos que chegam para pagamento ou relatórios que identificam
inconsistências ou tendências de compras. Esses controles ajudam a mitigar o
risco, mas é importante notar que eles podem adicionar complexidade ao
processo. Como mencionado anteriormente, controles preventivos são mais eficazes
do que controles detectivos.
Permissões e funções são suficientes?
A Matriz de SoD mapeará funções conflitantes que não devem
coexistir no ambiente da empresa, estabelecendo as regras para a concessão de
acesso e identificando os responsáveis pelas informações críticas em cada
processo.
A aplicação eficaz de controles de Segregação de Funções é
uma das melhores respostas para mitigar os riscos de negócios, aumentar a
confiabilidade das operações, proteger os interesses dos acionistas e
proprietários da empresa e atender às demandas das auditorias contábeis
externas. Essas auditorias desempenham um papel fundamental ao avaliar e emitir
pareceres sobre as demonstrações financeiras da empresa.
Embora a implementação da Segregação de Funções possa ser
trabalhosa, é um aspecto obrigatório e altamente eficaz da gestão de segurança
e conformidade. A AuditSafe está comprometida em ajudar sua empresa a
estabelecer e manter um ambiente de trabalho seguro, protegendo seus ativos e a
integridade de suas operações. Entre em contato conosco hoje mesmo para obter
mais informações sobre nossos serviços de Segregação de Funções e como podemos
ajudar a proteger sua empresa contra riscos desnecessários e potenciais
fraudes. A segurança do seu negócio é a nossa prioridade.
